Zorganizowanie i przeprowadzenie konferencji na zakończenie przez Gminę Miedźna projektu „Równe szanse – eInclusion Gminie Miedźna w latach 2013-2014” „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w Gminie Miedźna”
Miedźna,04. 12.2015 r.
Gmina Miedźna
ul. Wiejska 131
43 -227 Miedźna
Tel. 691492651
Zaproszenie do złożenia oferty cenowej
W związku z realizacją przez Gminę Miedźna projektu „Równe szanse – eInclusion Gminie Miedźna w latach 2013-2014” „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w Gminie Miedźna” współfinansowanego z budżetu Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 8. Oś Priorytetowa: Społeczeństwo informacyjne – zwiększenie innowacyjności gospodarki, Działanie 8.3 Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu – eInclusion, zwracam się z prośbą o złożenie Państwa oferty cenowej na Zorganizowanie i przeprowadzenie konferencji na zakończenie przez Gminę Miedźna projektu „Równe szanse – eInclusion Gminie Miedźna w latach 2013-2014” „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w Gminie Miedźna”.
Szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza 30 000 euro. Do niniejszego postępowania ofertowego nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29.01.2004 r Prawo zamówień publicznych.
1. Opis przedmiotu zamówienia:
Zorganizowanie i przeprowadzenie konferencji na zakończenie przez Gminę Miedźna projektu „Równe szanse – eInclusion Gminie Miedźna w latach 2013-2014” „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w Gminie Miedźna”.
1.1. Zapytanie dotyczy kodu CPV:
55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
55270000-3 - Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe
55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
1.2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
-
Zorganizowanie i przeprowadzenie konferencji na zakończenie przez Gminę Miedźna projektu „Równe szanse – eInclusion Gminie Miedźna w latach 2013-2014” „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w Gminie Miedźna” współfinansowanego z budżetu Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 8. Oś Priorytetowa: Społeczeństwo informacyjne – zwiększenie innowacyjności gospodarki, Działanie 8.3 Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu – eInclusion.
-
Przedmiot zamówienia, o którym mowa w pkt. 1 należy zrealizować nie później jak do 21.12. 2015 r.
-
Zamawiający przewiduje, że w konferencji weźmie udział łącznie 50 osób. W związku z tym, że na dzień składania ofert Zamawiający nie jest w stanie ustalić dokładnej liczby osób zgłoszonych do udziału w konferencji, podana powyżej liczba osób jest liczbą szacunkową. Łączna liczba uczestników/uczestniczek pojedynczej konferencji może ulec zmniejszeniu, lub zwiększeniu jednak nie więcej niż o 20%. W takiej sytuacji koszt cateringu zostanie zmniejszony proporcjonalnie, przy zachowaniu ceny jednostkowej.
-
Zamawiający przekaże Wykonawcy informacje o ostatecznej liczbie uczestników/uczestniczek konferencji oraz o ewentualnym udziale osób niesłyszących nie później niż 3 dni przed terminem realizacji zamówienia.
-
Ramowy plan konferencji przedstawia się następująco:
Średni czas konferencji – ok 2 godzin zegarowych.
Zamawiający zaakceptuje Wykonawcy ostateczny program konferencji nie później niż 3 dni przed terminem realizacji.
7. Wykonawca:
7.1. oznakuje salę oraz drogi do sali zgodnie z wytycznymi Zamawiającego najpóźniej na godziny przed rozpoczęciem konferencji,
7.2. zapewni co najmniej jedną osobę do obsługi akustyczno-technicznej podczas konferencji (osoba dostępna na 1 godzinę przed rozpoczęciem konferencji do końca jej trwania).
7.3. zabezpieczy przygotowanie Sali w uzgodnieniu z zamawiającym, w tym
7.3.1. nagłośnienie sali:
-
1 mikrofon bezprzewodowy przy stole prezydialnym,
-
1 mikrofon stały lub bezprzewodowy przy mównicy,
-
nagłośnienie zapewniające dobrą słyszalność w każdym punkcie sali,
7.3.2. sale muszą być wyposażone w:
-
projektor multimedialny,
-
ekran do wyświetlania obrazu z projektora (obraz na ekranie widoczny dla każdego/każdej uczestnika/uczestniczki z każdego miejsca sali),
-
wskaźnik laserowy,
8. Wymagania dotyczące usługi cateringu:
8.1. Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego propozycje menu.
8.2. W skład proponowanego MENU wchodzić będą:
8.2.1. serwis kawowy w trybie ciągłym dla uczestników/uczestniczek konferencji na 50 osób,
-
woda mineralna gazowana i niegazowana (co najmniej 1 mała butelka na osobę),
-
gorąca kawa z ekspresu,
-
herbata w torebkach,
-
dodatki – cukier, mleczko do kawy, cytryna,
-
soki owocowe – co najmniej 3 rodzaje,
-
kruche ciasteczka – co najmniej 3 rodzaje,
-
ciasta krojone – co najmniej 3 rodzaje,
-
przekąski typu paluszki, mini-krakersy – co najmniej 2 rodzaje,
-
owoce;
8.2.2. obiad w formie szwedzkiego stołu:
-
zupa
-
dania ciepłe
-
dodatki skrobiowe – co najmniej 2 rodzaje,
-
sałatki - co najmniej 2 rodzaje,
-
soki 100% - co najmniej 2 rodzaje,
-
woda mineralna gazowana i niegazowana
8.3. Podczas konferencji Wykonawca zobowiązany jest zapewnić serwis gastronomiczny, obejmujący:
-
obsługę kelnerską posługującą się językiem polskim na poziomie pozwalającym na swobodną komunikację z gośćmi w trakcie całej konferencji,
-
zapewnienie stołów w ilości odpowiadającej liczbie uczestników/uczestniczek konferencji wraz z miejscami siedzącymi, bieliznę gastronomiczną: czystą, nieuszkodzoną i wysterylizowaną zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie,
-
zastawę wielorazową: czystą, nieuszkodzoną i wysterylizowaną zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie. Zamawiający nie wyraża zgody na podawanie na zastawie papierowej i plastikowej oraz sztućców z tworzywa sztucznego,
-
usługę sprzątania w trakcie całej konferencji.
8.4. W zakresie usługi cateringu Wykonawca zobowiązany jest do:
-
terminowego przygotowania i podania posiłków zgodnie z przekazanym ramowym planem konferencji,
-
przygotowywania posiłków w dniu świadczenia usługi, zgodnie z zasadami racjonalnego żywienia, urozmaicone, z pełnowartościowych, świeżych produktów z ważnymi terminami przydatności do spożycia,
-
zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków.
9. Dokumenty jakie należy złożyć wraz z ofertą:
-
Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
-
Wykonawca wraz z ofertą złoży wykaz co najmniej trzech wykonywanych usług dotyczących zorganizowania konferencji wraz z zapewnieniem cateringu w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, z podaniem przedmiotu, dat wykonywania i odbiorców ( Załącznik nr 3)
Termin realizacji zamówienia: do 21.12.2015 r. (dokładny plan konferencji należy opracować zgodnie z wytycznym Zamawiającego i przedłożyć go do akceptacji)
Okres gwarancji: Brak
Miejsce i termin złożenia oferty: Ofertę należy złożyć do dnia 11.12.2015 roku do godziny 13 00 osobiście lub dostarczyć pocztą/kurierem na adres Zamawiającego
Termin otwarcia ofert: 11.12. 2015 r. godz. 13 30
Warunki płatności: przelew do 7 dni od daty wykonania usługi
Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami: Beata Knop , telefon: 691492652 , email:knop@zoiw.miedzna.pl
Sposób przygotowania oferty: oferty należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim.
Oferty należy złoży w zamkniętej, nieprzeźroczystej kopercie opatrzonej nazwą, adresem, nr kontaktowym oferenta oraz opisem wg. wzoru:
Gmina Miedźna,
ul. Wiejska 131, 43 -227 Miedźna
UWAGA: Nie otwierać przed dniem 11.12.2015 r , godzina 1330